在確立了公司目標（或客戶目標）、活動策劃的目標，確定了活動風格，編制了成本清單以及初步預算，發出了供應商報價要求并縮小了選擇范圍，根據所選活動要素的預計成本而變更了預算，并且收到了包含條款、條件以及支付要求的簽約合同范本等等一系列事宜之后，就應該開始把合同中決定的時間安排和物流情況添加到活動安排表中，而這個活動安排表將成為所有參與主體—一活動策劃人員、公司的活動策劃團隊以及供應商——開展工作所依據的出發點，即正式的活動策劃的統籌安排。

隨著活動的逐步開展，必要的變動不可避免，活動要素或增加或減少又或者是更新，時間方面的要求可能會發生出乎意料的變化，伴隨著新情況的出現、供應商要求與活動會場要求的變化，要不斷地更新你的活動統籌安排。應該注意每一次更改活動策劃統籌安排時，都要標注更改的序號與日期——就如同更改成本清單一樣——這樣你就可以清楚地了解大家是否在使用同一版本的活動統籌安排依據。
組織活動需要一切都井然有序，密切關注細節，這是組辦活動獲得成功最為重要的兩大要素。必須不斷進行核查，以確保活動按照計劃有序開展。所有參與主體一一公司客戶、活動策劃人員、供應商——必須嚴格遵守合同所規定的指導方針。花費兩個月的時間來批準某一項目，可能導致活動項目管理的失敗。倘若是活動安排的過于倉促，工作到了最后關頭可能仍然無法完成。例如你或許會花幾個小時的時間來設計一份富于新意的請束，但是如果請束無法及時交付印刷，無法及時郵寄，這對活動參與者的出席率自然會帶來災難性的影響。因此在做出開展活動的決定之后，首要的步驟之一便是制作一份活動策劃方案書，并把它當作活動統籌安排的依據。