在活動策劃時進行統籌安排可以將你的活動藍圖變成現實。成功地舉辦活動有賴于活動統籌安排的詳細程度與精確程度，以及對時間的嚴格把握。活動統籌安排就是你的工作計劃總清單，其內容包括時間安排、執行計劃、核實日期、供應商和活動會場的要求，對于所有這一切，你的活動團隊一一從客戶到供應商一一都需要掌握得一清二楚。活動統籌安排將有助于你清楚了解所需要完成的L作以及完成工作的期限；個人的業務以及活動策劃在哪些方面還存有什么問題；什么工作需要加派人手。你已經擁有了開始工作所需的許多信息，具體體現在各種合同、往來的信件以及成本預算明細總表之中。

     編寫活動策劃的統籌安排可以采取手寫的方式，也可以利用電腦來進行編寫。使用電腦可以提高效率，及時增減項目便于排序，將修改后的版本打印出來分發給所有相關人員。若想要進行編寫活動策劃統籌安排，成都成都活動策劃公司建議大家需要準備以下物品：
      ●一本新日歷，專門用于標注你的活動細節；選擇日期頁上可以寫字的日歷，并且日歷要以星期-開頭而不是星期天開頭，這樣你就可以將整個周末當做一個時間段來安排活動；
      ●一套彩色標記筆，鉛筆和好用的橡皮；
      ●與供應商簽訂 的所有合同；
      ●與所選活動會場以及與供應商之間的所有往來信件；
      ●修訂過的活動藍 圖概覽與大綱：
      ●修訂過的成本預算明細總表；
      ●紙張打孔機。（有時候你需要對已經簽訂的合同及報價單進行排序，并且需要將關鍵材料的副本在你的活動策劃活頁夾中存檔）。