活動策劃場地選在酒店和會展中心的不同之處將影響你的預算。這兩種場所都相當不錯，但你一定要知道它們之間的差別，并且還需要明確哪些花銷費用應該列在人成本明細表中。
     如果除去活動會場之外，還需要使用客房，所以在酒店舉行活動可能會更劃算。因為酒店將從客房、食品和飲料方面獲得收入，安裝設備和進行排練時租用房間的費用就能得到一定優惠。一般來說如果酒店收取食品和飲料的費用，就不會再加收活動正式舉辦時的會場租金。當然這取決于你在酒店的總消費。
     在酒店舉行活動，客人去會議室僅需步行，這樣就節省了交通費。如果客人住在酒店但卻需要去會展中心參加會議，那就無法徒步前往，這樣就會涉及交通費。
     成都成都慶典策劃公司提醒大家并不是所有的會展中心都與附近酒店簽有特價客房協議，這就需要分別與酒店和會展中心協商。你可以比較一下成本，看看二者在價格方面的差異。

     大多數酒店會允許活動的設備安裝人員停車卸設備，也會安排人手幫忙搬運物品。（記住要把小費列人預算中）酒店通常不會收取用于登記或陳列物品的桌椅使用費，而且通常還會提供專用的玻璃杯，如果不超過一定數量，是不收取額外費用的。酒店的宴會廳通常鋪有地毯，這樣也就省去了鋪地毯的費用，并且還不用付房間的清潔費。酒店通常會提供帶鎖的儲物間，如果儲物間的鑰匙丟了，他們還可以免費補發。
     在酒店舉行活動，活動的時間不論是只有一天，還是長達幾天，如果不需要使用客房，活動策劃人員可以與酒店協商為安裝人員和貴賓提供休息室和更衣室。如果活動要持續幾天，而且需要使用客房，那么可以就套房、升級房、提早入住、延遲退房、送一間免費房以及員工特價優惠等事宜與酒店方協商。如果除房租和房稅之外還有額外費用，也要納人成本明細表中，其他費用將由參會人員在退房時結算。這些附加費用一定要考慮在預算中，或者在簽訂合同時就與酒店協商好，以便可以清楚地了解房間的總費用。