年會活動策劃人員對于交通形式、換乘次數以及時間，如何才能安排周到。例如客人經過了長途飛行，然后就乘車去酒店，倘若去參加當天晚上的接風宴依然需要使用交通工具，那麼客人的熱情可能并不會太高，因為她們在當天內過于奔波。與此這樣，還不如在客人入住的酒店舉辦一個簡單的慶祝會，便于讓客人早些休息，從而第二天早上能夠精力旺盛，以一種放松的心態來鑫加活動。另外還可以將節省下來的資金用于第二日的晚宴策劃，并當做正式的接風宴。倘若宴會必須在當晚舉行，那麼盡量避免讓客人搭乘汽車，以緩解交通給他們帶來的疲乏感。為客人安排了豪華游艇從其入住的海濱酒店直接去餐廳參加租場宴會。年會活動策劃人員將搭乘豪華游艇的時間定在了黃昏時分，并將慶祝會辦成賞夕陽酒會，從而使整個活動以這種獨具一格的形式拉開帷幕。

     倘若活動在當地舉辦，參加活動的客人準備自行前往會場，那麼交通方面的需求在選擇活動場址時也要重點考慮。要為舉辦活動提供最便利的服務保障。在舉辦客戶答謝會的時候，倘若客戶都住在遠郊區，活動地點是不是選在了市內？年會活動策劃人員在選擇活動會場時，不僅要特別注意停車問題，還要考慮參加客戶所使用的交通安排。是不是選擇搭乘公交車？搭乘公交車是不是方便？末班車的時間是什么時候？你或許需要根據交通時刻表來調整活動安排。倘若活動安排了晚宴策劃后的致辭，然而末班車是晚上9點，那麼有多少客戶需要在活動一結束就得去趕車？
     不論采用何種交通形式，年會活動策劃人員都必須把交通運輸看做是活動的一個有機組成部分，交通安排和活動的主體部分一樣，都要讓客人感到是一種享受，并且最大限度地計劃好資金。交通費與食宿費一樣，存在著隱性成本。付費時可以選擇完整付費，即按照汽車從車庫出發至接站處，直到最后返回車庫的完整行程付費，這種付費形式可適用于高檔轎車、旅游巴士、船艇、甚至搬運設備，也可以選擇支付最低租賃費，例如可以按照4小時起價計算的租車費以及燃油費、保險費、汽車養護以及司機的薪資等。