一、會前籌謀

　　確定會議主題、日程和參會人員。并通過電話或書面的形式通知參會人員，告知其會議的時間、地點、會議內容、會期、參會人員范圍、要求等。通知之后一定要對被通知人是否收到進行落實并記錄。確定好最終參會人員后，制作參會人員的名單、名牌，安排交通線路進行接送，以及為其安排食宿。準備好領導講話稿，并將其與日程安排、紙筆和必需的會議設備布置會議橫幅，人員座位以及現場設備操作人員都要做好安排。成都作為我國的商業中心，成都會議策劃更是能體現一個公司的公司文化。如果是國際會議，一定要準備同音翻譯。

二、會中安排

　　設置統一簽到的地方，用于領取資料、房卡、注意事項、交通線路等通知安排。尤其需要注意的是這幾點：要提前對會議廳進行降溫或升溫，以防會議廳較大，而導致空調失效。保證會議中飲用水不間斷，尤其要保證領導、主席臺、主持人和特殊人物一定要有水。中途休息時若要播放音樂，一定要盡量選擇輕音樂，聲音要輕柔，不能太吵。在會議快開始前21-2分鐘時關掉，作為大家入座的通知。

三、會議結束

　　會議結束后要收回房卡，根據返程時間，送參會人員離開。一切收拾妥當后，開始整理會議記錄，總結成正式會議文件。