確定會議策劃活動的主題，使之有號召力、有時代感、引人注目，是會議策劃的一項重要任務。圍繞著開展會議活動的主題，我們要達到哪些會議目的、實現哪些會議目標，這是會議策劃者必須清楚和明確的。
例如我們之前舉辦的2008年成都奧運會，其主題就是“綠色奧運”“科技奧運””人文奧運”。這一主題的確定，集中體現了中國人民建設和諧社會、實現科技騰飛、與大自然一同和諧發展的夢想和追求。在活動的主題確定好之后，會議還配合主題需要，策劃出”One World One Dream”同一個世界、同一個夢想”的響亮口號，來擴大活動的宣傳，提高公司的品牌知名度。最后在這一成功的主題的引導下，我們的成都奧運會取得了前所未有的輝煌，贏得了全世界的交口稱贊。由此就可以意識到確定好一個活動主題，對實現會議目標的影響是相當重大的。

要策劃一個合適的會議主題，組織者應考慮如下幾個方面。
（1）當前有哪些熱點的議題。根據社會上政治、經濟、文化、科技等領域中的熱點話題進行會議主題的創意策劃。
（2）目前國內外的熱點事件、時事話題和新的思潮。會議策劃者需不斷更新觀念，并一直關注所有國內外的熱點問題，如市場格局的變化、國際時事政治的發展、新的技術和產品的問世等。
（3）競爭對手的具體情況。會議的內容應與其他的組織策劃者的會議內容有所不同，內容和形式雷同的會議缺乏市場吸引力，會降低參加人員的熱情。
（4）會議的目標群體最感興趣和最關心的問題。會議的主要參與人員所需要的信息以及大家感興趣的問題是什么？會議的目標群體的興趣所在是會議策劃公司工作人員必須要關注的。