第二:可以節省時間、簡化操作流程。我公司代理會展，對酒店場地及提供的服務都比較熟悉，按照會展組織五要素，我們可以很快推薦合適的地點給您，并憑借豐富的經驗，很快報出初步的預算供您參考。 第三:更好地協調酒店關系，以保障會議的順利進行。會展的組織實施是個繁瑣的服務過程，它是一個需要協調很多地方的系統工程。會務代理公司的操作經驗以及與會務酒店良好的合作關系是非常重要的。比如，在旅游旺季,如果您的會務活動人數眾多,而酒店在前一天是滿房的情況下,就會造成大批客人到店后無法入住的情況,這時候就需要會務代理公司動用人脈和酒店各部門(前臺、禮賓部、客房部等)進行協調,以解決入住問題。又如，會場搭建或布置需要提前進場,這就需要和酒店工程部、宴會廳及保安部等部門進行協調,如果沒有會務公司的協作,組織者會增加很大的難度。我們在制定方案時,就將這些核心議題合理地安排到會議議程當中，對主會場、舞臺及背景搭建、節目選擇、餐標及菜單、房間、接送機、會后旅游等核心環節予以特別的注重和實施。

如何組織大型會議

組織大型會議需要注意的方面很多我這邊從活動階段來說明，以百格活動為例會前準備：網站搭建、報名設置、門票設置、支付設置、接送預訂會議宣傳：宣傳設置、網站嵌入、渠道推廣、優惠碼、會議通知、微信邀請函報名管理：訂單管理、人員管理、發票管理、會員管理會議簽到：ipad、手機、微信、身份證簽到現場管理：展位、用餐、接送、分房、分會場、現場互動管理會后分析：報名、簽到、收款、訪問、表單、問卷、渠道、分析數據上面所講的都是一些套路或者功能性的事情。大型會議還有幾點要注意：（1）安保報備，這個和各地的政策有關（2）流程安排（3）人員安排找專業的服務商可以解決細節問題，但是整體把控還是得靠自己

本人從事會議策劃工作的，下面教你通過5大步驟高效組織會議：

1、組織準備：詳細的活動計劃

?會前準備是做好會務工作的基礎和前提，應精細地統籌好會議的整個過程和每一個環節，對可能發生的問題超前謀劃。

?會前準備主要包括以下幾個環節：

明確會議主題、會議召開時間、準備好會議資料；

選擇好會議場地，做好會場布置；

對會務人員合理分工，職責分明，各負其責；

會議內容和流程策劃、會議宣傳計劃；

會議用品采辦、會議宣傳物料設計；

嘉賓邀請、嘉賓培訓；

2、工具準備：選擇合適的會務軟件

?傳統會議經常會遇到這些痛點：

手工簽到累半死！

客戶幾點來的？幾點走的？不知道！重點客戶來沒來？不知道！

查不到報名信息、統計機票餐食等信息想爆炸！

拿不到客戶資料，客戶下次怎么聯系？

抽獎純手動費時間！臨時加獎該咋辦？

會議沒科技感！沒氣氛！大家低頭玩手機！

需要調查問卷怎么辦？

會議不足之處，下次不知道如何改進？

鯨會務可解決以上全部痛點！鯨會務是一款以小程序為載體，連接大小屏幕的活動組織工具。提供建站、報名、簽到、互動、數據統計等功能的活動數字化解決方案。可滿足展會、年會、培訓沙龍、發布會、學術會議等各類企業內外活動場景。

?3、宣傳預熱：為會議帶來更多的流量

如何讓更多的目標受眾了解會議信息并吸引他們參與？在宣傳預熱階段，主辦方需要搭建宣傳矩陣、選擇合適的宣傳渠道、進行流量導入，以確保會議獲得足夠的關注。

（1）搭建會議宣傳的全媒體矩陣

主辦方可以考慮組建：會議微網站、小程序、電子海報、H5頁面、電子邀請函、會議專題頁、微信圖文、官網等。

鯨會務功能定制版產品——鯨站已上線，可幫助主辦方輕松搭建活動專屬微站。主辦方可快速創建活動信息，配置日程、文章和圖片等多種素材，可自由編輯和管理；無需復雜開發，即可實現會務活動信息的多樣化展示和集成。一鍵配置，H5/小程序端同步展現，打造全方位官宣產品矩陣，提升活動影響力。適合應用于各種會務活動場景。

（2）選擇合適的宣傳渠道

如：EDM、短信、微信、朋友圈海報、社群推廣、渠道碼海報、媒體合作、SEO/SEM等。

（3）流量導入

主辦方可以通過導入外部流量、邀請自帶流量的“垂直網紅”等多種方式，進一步擴大會議的影響力。

4、模擬預演：會議成功的必要保障

針對大型會議，會前，要組織演講嘉賓、會議主持人及相關工作人進行預演、熟悉會議軟硬件環境是非常必要的。此外，要保證參與者從獲取會議信息、報名參與、接收會前提醒、準確進入會議“現場”到會后調研的全流程能夠順暢、有序進行。

5、應急預案：從容應對突發狀況的PLAN B

現實的會議中，很可能會出現突發事件，所以籌備會議需要有應急預案。一般情況下，會議中常見的緊急事件包括：醫療問題、衛生問題、火災問題、盜竊問題，這些都是會議中容易突發的事情。作為會議籌辦這就必須為這些突發事件做好充分的準備。