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簡述會務管理中對會務工作人員的要求

時間:2022-01-01

工作人員會務期間要求:
1、著裝要求:
所有與會人員必須穿統(tǒng)春秋裝服裝, 佩戴簡章,領帶、襯衣。女性必須上好淡裝 ,整理好頭發(fā)。
2、在現(xiàn)場工作期間,不允許相互間閑聊, 嘻嘻哈哈;
3、與會人員在會議期間坐姿一定要端正,不能東倒西歪;
4、與會期間,將手機開到振動檔。
5、散會時,與會人員要微笑退場,不能大聲喧嘩。

怎么做好會議服務

辦會是辦公室的重要職責,也是辦公室工作能力的具體體現(xiàn)。會議服務工作則是會議活動中的重要組成部分,是會議正常進行和取得預期效果的重要保證。 會前要譜好“曲”。會務工作人員必須制訂詳細的計劃,考慮和安排好方方面面的問題。在明確會議時間、地點、人員的基礎上,針對會前需要的準備工作要成立會議臨時籌辦機構,進行明確分工。對大型會議或規(guī)格較高的會議,一般要成立文秘組、宣傳報道組、會務組、翻譯組、后勤車輛保障組、安全保衛(wèi)組等工作小組,若有室外活動還應成立交通秩序管理組(邀請駐地公安交警配合)。不論會議規(guī)格高低、規(guī)模大小,都要對每一項任務、每一個細小的環(huán)節(jié),每一項具體工作明確到人。會前檢查一般分為由領導人聽取大會各工作小組匯報和現(xiàn)場檢查兩種方式,其中現(xiàn)場檢查是主要形式。會前檢查的重點是會議文件材料的準備、會場主席臺的設置和席卡的排放、會場服務人員的就位、會議播放唱片的檢查等。會中,要唱好“戲”。會中是從會議簽到至會議結束的這一時間。場前服務工作主要包括會議的簽到和材料分發(fā)、引導入座等工作。對規(guī)模較大、時間較長的會議,要制定場前服務方案,明確工作人員。對小型會議和時間較短的會議,都要進行會議簽到工作,以便準確統(tǒng)計到會人數(shù),使主持人掌握情況。場內服務主要包括會議記錄、同傳翻譯、錄音、攝像、照相以及其他會場服務。有頒獎活動的會議,要提前準備好獎狀或獎牌,組織好禮儀小姐對頒獎領導和獲獎人的引導。對要組織代表合影留念的大型會議,要落實好拍照的時間、地點,請攝影師提前排好座位并貼好領導名單組織好拍攝。對大中型或重要會議,在會場內要安排好值班人員,以便處理臨時事項,做到內外聯(lián)系、傳遞信息。場后服務主要包括場外安全保衛(wèi),預防其他突發(fā)性事件的發(fā)生,維護好會場秩序;安排與會人員的食宿;對照籌備方案與實際情況核實,看有無變動,以便做到臨時調整。會議服務人員要隨時為會議代表提供文秘及相關服務。會后要彈好“琴”。一方面要派專人負責了解與會代表返程時間和交通工具,協(xié)助購買機票、火車票;另一方面周密安排好與會代表的離會車輛送站工作。對個別因工作或其他原因需要暫留的代表,在住宿等方面要妥善安置,不使他們產生“會散茶涼”之感。會議結束應及時清理會議服務過程中所發(fā)生的有關費用,并根據(jù)會前預算進行嚴格核算,與費用發(fā)生單位準確結賬。將處理好的賬目明細單報請領導審批后送財務部門報銷。

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