展會(huì)活動(dòng)策劃主要包括謀劃、構(gòu)思、設(shè)計(jì)的創(chuàng)造性活動(dòng)等過程，成功的運(yùn)作的指導(dǎo)是展會(huì)項(xiàng)目管理決策理智化、效能化、科學(xué)化的前饋依據(jù)和程序保證。展會(huì)活動(dòng)策劃程序過程的階段劃分及其內(nèi)容可劃分為"確定目標(biāo)"、"分析調(diào)查"、"產(chǎn)生創(chuàng)意"、"方案設(shè)計(jì)"和"效果評(píng)估"等五個(gè)階段。

一、確定目標(biāo)

任何展會(huì)活動(dòng)策劃都是面向應(yīng)用的學(xué)問,是設(shè)計(jì)性的診斷,而不是單純?cè)囼?yàn)性的診斷。一項(xiàng)策劃往往關(guān)系到一個(gè)活動(dòng)、一個(gè)項(xiàng)目、甚至一個(gè)企業(yè)的生命,必須有的放矢、對(duì)癥下藥。因此,策劃工作的首要程序就是抓住問題的所在,找出目標(biāo)。主題要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo),這個(gè)目標(biāo)是制作策劃方案的前提,也是論證并評(píng)價(jià)策劃方案的衡量標(biāo)準(zhǔn),還是策劃方案實(shí)施控制和實(shí)施效果評(píng)估的依據(jù)。所謂策劃目標(biāo)的確立就是針對(duì)策劃主題面臨的機(jī)會(huì)和威脅進(jìn)行分析,在與此相關(guān)的影響因素和約束條件下,明晰目標(biāo)。

二、分析調(diào)查

調(diào)查分析是展會(huì)活動(dòng)策劃工作的基礎(chǔ),都是運(yùn)用策劃的原理和方法分析自身的資源和面臨的環(huán)境狀況的策劃程序,診斷和調(diào)查都是對(duì)企業(yè)有關(guān)的信息進(jìn)行分析和整理,為產(chǎn)生創(chuàng)意提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但診斷偏重對(duì)企業(yè)自身的判斷和分析,主要是找出問題;調(diào)查更加偏重對(duì)企業(yè)環(huán)境的分析和企業(yè)的經(jīng)營狀況分析,主要明確企業(yè)的機(jī)會(huì)和威脅點(diǎn)。任何成功的策劃都是在對(duì)大量信息的調(diào)查分析基礎(chǔ)上產(chǎn)生創(chuàng)意,形成方案的。

三、產(chǎn)生創(chuàng)意

創(chuàng)意是展會(huì)活動(dòng)策劃的核心,也是策劃方案的生命和靈魂。那么,什么是創(chuàng)意?創(chuàng)意一詞最早來自于著名廣告人詹姆斯·韋伯·揚(yáng)的廣告名著《產(chǎn)生創(chuàng)意的方法》,由此可見,創(chuàng)意最早源于廣告。一般的創(chuàng)意就是我們常說的"好主意、好點(diǎn)子"。但是,項(xiàng)目策劃的創(chuàng)意不同于"點(diǎn)子",因?yàn)閯?chuàng)意不只是依靠個(gè)人的靈感,而是如德魯克所說的"一種可以組織并需要組織的系統(tǒng)性的工作"。因此,策劃的創(chuàng)意就是由策劃團(tuán)隊(duì)組織運(yùn)用策劃的原理和方法共同產(chǎn)生的創(chuàng)造性的意念、巧妙的構(gòu)思。

四、方案設(shè)計(jì)

經(jīng)過產(chǎn)生創(chuàng)意階段,展會(huì)活動(dòng)策劃一般可形成多種概要性方案的框架,在此基礎(chǔ)上形成方案,可以運(yùn)用創(chuàng)新技法謀劃達(dá)到目標(biāo)的有效途徑,這就是設(shè)計(jì)并制作策劃方案。而策劃方案能否有效,還要經(jīng)過多種方案相比較作初步鑒別。這就必須制定多種可供決策者優(yōu)選決斷的策劃方案。

五、效果評(píng)估

策劃的評(píng)估是一項(xiàng)極其嚴(yán)肅而又復(fù)雜的工作,為使此項(xiàng)工作順利開展并獲得圓滿成功,就必須采用科學(xué)的總結(jié)評(píng)估方法。策劃實(shí)施的評(píng)估結(jié)果可以采用定性的評(píng)語式、定量的等級(jí)式和記分式,最后形成書面材料交給策劃主體雙方存入檔案,以便作為獎(jiǎng)懲、查尋和為新的策劃提供參考依據(jù)。常用的有效方法主要有對(duì)比法、統(tǒng)計(jì)法、評(píng)議法和列表法。