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在聯(lián)系校友時，把《他們的今天，我們的明天》座談會的目的、流程以及初定的時間告訴校友，將策劃書以郵件的方式發(fā)給校友，并征求他們的建議。
3、與各系的學(xué)習(xí)部長聯(lián)系，請部長通知各班的學(xué)習(xí)委員，在班里派出（1名）學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、文筆比較好的同學(xué)參加《他們的今天，我們的明天》座談會。
4、聯(lián)系記者團(tuán)、校生活部、園林協(xié)會、圖書館后勤、相關(guān)的老師商議活動有關(guān)的事宜。
5、和南海圖書館館長聯(lián)系，并請館長支持我們在圖書館的會議室舉辦《他們的今天，我們的明天》座談會，和館長商量好舉行的日期。申請好座談會的場地
6、圖書館有固定的話筒，準(zhǔn)備3個麥克風(fēng)、準(zhǔn)備好裝飾的盆景和飲用水、獎品。
7、場地布置組長：統(tǒng)計好到場的人數(shù)，布設(shè)會議室的座位，保證到場的人有自己的座位。
8、派出公關(guān)部同學(xué)去進(jìn)行拉贊助商。
9、將5位校友的基本信息以海報的形式放在圖書館
10、籌備以這次座談會為主題的征文比賽（向參加人員傳達(dá)比賽的規(guī)則、格式、投稿方式、截稿日期等信息，郵箱：285@gdqy.edu.cn ）（時間待定）
（二）活動的具體安排
1、座談會的安排
（1）、活動的時間從下午2：30開始到5：30結(jié)束。
（2）、學(xué)生在2：15前到達(dá)圖書館并坐好。
（3）、嘉賓在2：15到2：30就坐
（4）、會議開始時，由主持人將活動的有關(guān)內(nèi)容(嘉賓介紹、活動目的、意義以及座談會的整個流程)簡述。（5~7min）
（5）、校領(lǐng)導(dǎo)講話（10min ）
（6）、嘉賓暢談（75~80min）
（7）、學(xué)生與校友互動（學(xué)生以提問嘉賓回答形式）（40~50min）
（8）、主持人對座談會總結(jié)。（5min）
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