(一)安排方式

對于會議住宿，最簡單的方法是由與會者自己安排住宿，但是更有效和考慮經濟利益來說最好是由主辦單位預定房間，如果不事先保留房間，會產生下列問題：

1、遇到旺季，酒店可能將房間賣出，這樣會迫使與會者住在距離會場較遠的地方。

2、與會者可能拿不到優惠價格，因為個人無法有講價的能力。

3、會場租金可能較高，通常酒店以預訂房間數多寡來考慮場租可否講價。

(二)住宿程序

一旦預訂的房間決定后，會議主辦方需決定選用哪種基本住宿程序：

1、告訴酒店所有與會者住宿經由團體(主辦單位)訂房卡或申請表為憑。

2、告訴飯店所有訂房以主辦單位的住宿表為憑證。

3、經由主辦單位代為處理。

4、經由主辦單位的住宿組人員負責。

(三)預定會議住宿的方式

會議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預訂，否則會造成住宿方面的問題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住，在此針對會議住宿的方式分別作說明。

訂房卡：

如果會議需要住宿的人數不多的話，可以直接向酒店或會議中心索取訂房卡，是免費的。主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡再由與會者直接向酒店訂房。這份訂房卡或申請表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案請飯店核對房價、訂金等事項是否有誤，通常酒店會希望注明如果訂金沒有收到前無法確認，另外也可以注明有任何稅金或服務費。另外還有一點也很重要，就是強調訂房截止日，以鼓勵與會者盡早預訂。截止日的訂定是與飯店在簽訂合約前同意的。

住宿單：

住宿單通常使用在小型會議，由主辦單位支付房間費。將一份表格寄給你邀請的人，要求他填寫陪同人員名字，希望哪種房間，抵達與離開日期，將表格資料填在住宿單中給酒店，并告訴酒店收款方式，內容包括：

1、注明房間服務費和稅金由個人或是邀請單位支付。

2、注明雜費由誰負責(如在酒店餐廳用餐、洗衣、電話費等)。

3、房間只保留到抵達日的下午6時，還是由邀請單位全權負責。

4、要求酒店在寄上確認信前，先由邀請單位核對后再分別寄給他們。