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會展策劃活動細(xì)節(jié)流程怎么做??

時間:2022-04-08

確定好時間,地點后
1.確定現(xiàn)場布置方案
2.確定物品,人員分開
3.如有演出活動之類的,詳細(xì)列舉并算出時間標(biāo)明(這樣可以有效控制整個活動的時間)
4.收益回報
5.應(yīng)急方案備注
6.活動預(yù)算

策劃一場會務(wù)活動的流程有哪些?

會務(wù)工作是為會議服務(wù)的各種具體事務(wù)工作。它包括如下幾個方面。第一,會議預(yù)案制定。會議預(yù)案即會議籌備方案,預(yù)案制定的好壞直接影響會議的質(zhì)量。

會議預(yù)案包括:會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內(nèi)部的職責(zé)分工及工作人員的調(diào)配、會場布置、會議議程,如有選舉、發(fā)獎、攝影、錄像等項,也應(yīng)列入預(yù)案。

第二,準(zhǔn)備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會前分發(fā)或會上分發(fā))。

第三,會議通知。會議通知的擬議與分發(fā)必須及時。重要會議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實,以了解對方能否如期出席會議。

第四,會前檢查。這包括對預(yù)案執(zhí)行情況的匯報檢查和現(xiàn)場檢查的兩種方式。匯報檢查主要由籌備工作負(fù)責(zé)人向會議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報全面的準(zhǔn)備情況及存在的問題,重點是會議文件材料?,F(xiàn)場檢查重點在于會場的布置和安全保衛(wèi)工作。

第五,會議進(jìn)行時的具體服務(wù)。包括會間制度,如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報的編寫與印發(fā)等。大型集會的現(xiàn)場指揮和特殊情況下的應(yīng)急措施等不僅要在預(yù)案中作為專項列出,還要確定好指揮人員及其指揮標(biāo)志。

第六,會議結(jié)束時的會務(wù)工作,包括對會議內(nèi)容的總結(jié),會議紀(jì)要的撰寫與分發(fā),會議新聞報道或舉行新聞發(fā)布會、記者招待會等,會務(wù)工作總結(jié)。此外如代表離會、財務(wù)結(jié)算、物資清退等各項善后工作。

?會議有規(guī)模大小和時間長短之分。會議的規(guī)??梢詮膸兹说綆兹f人不等,時間也是可長可短,類型也是各種各樣,性質(zhì)也是有所差別,但是會議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會議工作內(nèi)容和流程分成三個階段:會前準(zhǔn)備階段,會議實施階段和評估總結(jié)階段。

會前準(zhǔn)備:

會前準(zhǔn)備就是對會議的事前計劃,他是為達(dá)到會議的目標(biāo)而對各種工作任務(wù)所做出的系統(tǒng)安排,會前計劃一般包括以下內(nèi)容:會議策劃,會議選址,制定營銷方案和預(yù)算制定。

會議策劃:

(1)策劃委員會:策劃委員會是一個對會議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊,通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。

制定目標(biāo):一個具體的目標(biāo)并且文字形式落實在書面上。

確定人選:確定成員,內(nèi)部還是外部指派。

具體運作:實地場景考察,設(shè)計評估,工作記錄記錄下來以備后期參考。

(2)策劃方案:會議策劃的內(nèi)容主要包括:

邀請誰?實際有多少人出席?

有效的會議需要充分的時間,必須考慮節(jié)假日等。

會議在哪里舉行。

會議的明確的目標(biāo)。

會議的具體形式,包括會議的開幕式閉幕式等,具體的會議內(nèi)容。

2.會議選址:

(1)會議地點類型:

酒店:一些中小型會議多選擇酒店進(jìn)行。

會議中心:會議中心是為大型會議而專門設(shè)計的,一般不設(shè)置客房和娛樂區(qū)。

大學(xué):大多數(shù)學(xué)校都擁有專門的學(xué)術(shù)報告廳,有些也是對社會開放的。

輪船:輪船,特別是一些游輪,也設(shè)置會議設(shè)施。

療養(yǎng)院:療養(yǎng)地也配備會議設(shè)施,可以療養(yǎng),也可以開會。

(2)會議的地點選擇

會議的地點選擇一般要從以下的幾個方面考慮。

1.距離和交通情況

2.舉辦會議的歷史

3.住宿的條件

4.地點的收費狀況

5.地點的安全因素

5.地點的服務(wù)設(shè)施是否全面

6.附近的景點,是否能互惠合作等。

(3)制定營銷方案等

市場的宣傳對于一個會議的成敗至關(guān)

1.受眾,希望從受眾哪里得到什么;明白受眾的預(yù)期。

2.宣傳材料,宣傳材料要什么風(fēng)格。

3.郵寄,參展商需要什么材料,郵寄的成本和反饋率等。

4.廣告,在那些刊物上做廣告,印刷怎樣的廣告?

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(4)預(yù)算制定

控制會議的預(yù)算就相當(dāng)于掌握了整個會議,預(yù)算的第一步就是確認(rèn)此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費用。費用包括兩類,暨固定費用和可變化費用,無論預(yù)算多么準(zhǔn)確,都會有意料之外的狀況發(fā)生,總預(yù)算應(yīng)有10%的額外費用。

會議實施

實施會議方案時,其工作內(nèi)容包括:參會人員的登記注冊,收集相關(guān)信息,尋求演講者,聯(lián)絡(luò)場地,必要時解決糾紛等。

會議實施一般包括以下幾點步驟

1. 編制會場手冊。

2. 設(shè)置信息中心(提供實時服務(wù))

3. 建立指導(dǎo)委員會(負(fù)責(zé)現(xiàn)場的指導(dǎo)工作進(jìn)行)

三、總結(jié)和評估

會議的總結(jié)與評估(會議一旦結(jié)束,應(yīng)該立即對其進(jìn)行評估工作),一般分為3個部分

1.從籌備到會議結(jié)束的各項工作總結(jié)

2.效益分析和核算成本

3.本項目市場調(diào)查

4.客戶的互訪工作(與客戶回訪,加深與客戶之間的關(guān)系)

5.召開表彰會,感謝相關(guān)人員(做好感謝工作,致謝會議相關(guān)的工作人員以及合作單位等,并將數(shù)據(jù)提供給媒體等,擴(kuò)大影響力)。

活動策劃流程如下:1、活動主題及內(nèi)容描述:吸引用戶參與的文案  2、針對對象:目標(biāo)人群是哪些  3、活動目的及kpi:主要包括推廣品牌。拉新用戶,提升復(fù)購率、用戶UGC等  4、活動形式  5、活動規(guī)則:簡單、規(guī)范、無漏洞  6、時間軸/進(jìn)度管理表:預(yù)熱期、活動期、結(jié)束期、獎品發(fā)放期  7、人員部署/負(fù)責(zé)人  8、推廣策略  前期:活動預(yù)熱,最大化提高活動的曝光量?! ≈衅冢撼掷m(xù)制造熱點,最大化口碑傳播?! 『笃冢嚎头D―用戶咨詢  投放渠道  9、成本預(yù)估  10、效果預(yù)估:主要包括監(jiān)控指標(biāo)和數(shù)據(jù)埋點  11、FAQ文檔

客戶服務(wù)中心:136 0806 8886【加微信請注明來意】

四川省成都市高新區(qū)交子大道33號中國華商金融中心T1--17層

活動策劃攻略
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