年會活動策劃中的迎賓方式預(yù)先為活動定下了基調(diào)。活動并不是從客人步入會場的那一刻才算開始，而是從客人到達(dá)會場門口或者到達(dá)指定停車處時，活動就已經(jīng)在進(jìn)行中了。客人下車時的天氣情況、通往會場的路面狀況以及客人到達(dá)會場的第一印象等都需要年會活動策劃人員進(jìn)行預(yù)先計劃，并進(jìn)行相應(yīng)的安排。
     首先年會活動的迎賓工作可以采用演奏迎賓曲的形式，體現(xiàn)出獨特的迎賓場面——既可以是簡中有細(xì)、粗中見雅的小場面，也可以是轟動震撼的大場面。迎賓工作的各個環(huán)節(jié)都要和時間安排與物流要求（包括活動會場、供應(yīng)商和客戶三方面）配合得天衣無縫，而且還要兼顧成本與創(chuàng)意。這些情況適用于接機(jī)、酒店與度假酒店的迎賓工作以及單一活動或多元活動（例如會獎活動）的迎賓工作。
      迎賓工作要考慮加入激發(fā)活力的元素。迎賓都可以采取哪些形式？要給客戶什么樣的感覺？迎賓的方式應(yīng)該能夠激起嘉賓對活動的渴望，而不該只是單調(diào)乏味、普普通通的走進(jìn)會場。要讓客人在到達(dá)后的第一印象里就體會到與眾不同，感覺到周圍令人興奮的氣氛。可以調(diào)動客人情緒、激發(fā)客人興趣的方法數(shù)不勝數(shù)。

例如某年會活動策劃公司就曾經(jīng)成功地使用低價的照明設(shè)備，通過將燈光照在了提前設(shè)計的電板磚上，從而設(shè)計出了通向主會場的移動路標(biāo)。這種圖案片是用金屬或玻璃剪制成所需要的圖案，并用照明設(shè)備（聚光燈）將圖案投射到物體表面上。這些物體可以是墻面、舞池、天花板或者帷幕，而投射出的圖案動靜皆宜。此外音樂和一些娛樂特效也可以預(yù)先讓客人感受到活動的精彩。
      如果是在外地或者國外舉辦活動，接機(jī)的方式尤其要做到別出心裁。要向當(dāng)?shù)芈糜尉肿稍冏畹唾M用的接機(jī)標(biāo)準(zhǔn)或促銷型的免費接機(jī)標(biāo)準(zhǔn)都包括哪些活動。較為常見的接機(jī)安排是聘請當(dāng)?shù)氐臉逢牉榈群蜣k理出入境手續(xù)的客人演奏樂曲以示歡迎，同時可以掛出歡迎橫幅，并提供當(dāng)?shù)氐娘嬈贰?br />      然而成都成都年會策劃公司認(rèn)為迎賓工作并不是年會活動正式開始的第一步，第一步應(yīng)該從客戶還沒有離開公司的時候就已經(jīng)開始了。需要做的工作例如需要為客人準(zhǔn)備行李車，如果不違反機(jī)場規(guī)定，還可以為客人預(yù)訂備有茶點的私人休息室。盡量安排客人提前登機(jī)和集中就座。這樣不僅你的客人可以坐在一起，而且對其他乘客也有好處，因為他們在飛行途中可以免受兩邊人交談的打擾。