問：客人到達時，活動會議場地的周邊一帶環境怎么樣？
      答：首先活動策劃人員需要先設想一下活動會場會為客人帶來什么樣的第一印象。他們會有什么樣的所見所聞以及所感？如果要安排乘船夜游的時候，不能只看船的外表，這固然十分重要，但是也要注意碼頭周圍的環境。通往旅游船的路是不是通暢？道路上是否有滿地的貨物或別的路障？是否存在還沒清理的垃圾？是否有頂篷？這些需要考慮的問題同樣也適用于全球任何地方的任何場所，不論是活動會場還是度假酒店。一家全新的美輪美奐的度假酒店開張營業，酒店所處的區域為了打造精品街而拆毀了破舊廢棄的樓房。然而精品打造是一個漫長的過程，期間酒店經常受到流浪者的滋擾，他們給泳池沙灘區設置了大門，并提高了安保設施，然而這些今外地客人對安全問題更加感到擔心。
      活動策劃人員還需要謹記在去查看的船只不一定停泊在它通常起航的碼頭。核實它要起航的碼頭，并查看其周圍環境的情況。安排備選的接站地點時，（轉移船只的費用需要計入預算）也要進行這些核查工作。在游船活動的前一日去查看碼頭，并安排清理雜物。了解需要遵守的限制規定，并為可能出現的惡劣天氣做好防備措施。

問：到達活動會場采用何種方式？是不是有一些與眾不同的出席方式？
      答：有的時候為活動營造氣氛的不僅僅是會場入口的布置，還有到達目的地的方式。要是要去沿海地區岸的酒店餐廳，那麼就會有兩類線路供大家進行挑選。快捷路線是取道島中心去酒店，而觀光路線是取道東海岸。沿著海岸線的觀光路線雖然繞遠，但是沿途可以欣賞到加勒比藍色海水的秀美景色。路線的選擇取決于航班抵達的時間，如果航班是晚上抵達，海洋的美景已經無法欣賞，那就選擇快捷路線去往酒店，而在送機時再選擇觀光路線，以便讓客人在臨別前最后看一眼海島如詩如畫的景色。如果航班是早晨抵達，則選擇的路線和前面的情況剛好相反。如果客戶都不趕時間，來回都可以選擇觀光路線。
      問：活動會場是否方便下車？
      答：活動策劃人員在對活動會場進行實地考察時，要了解客人與供應商進入會場所走大門的情況。不論是供應商卸貨、參加活動的客人讓同伴在前門下車，還是客人帶著行李從巴士或豪華車上下來，下車的便利性都是十分重要的。確保進入活動會場要方便，并且可以滿足所有特殊要求。要是天氣不好，客人帶來的同伴需要在正門下車，而此時又正值交通高峰期，那麼在開車門時要分外的小心，可以考慮請人來指揮交通。