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【會議策劃】成功會議計劃的小細節(jié) - 活動策劃公司

時間:2020-03-04

會議公司在策劃會議時,除了在會議規(guī)格和亮點上尋找突破外,不應忽視會議的小細節(jié)。它往往是一個成功的會議,體現(xiàn)在小細節(jié)上,使與會者感到舒適和尊重。那么,組委會和會議公司要想成功舉辦會議策劃,需要注意哪些小細節(jié)?

將會前準備階段的總體控制、總體協(xié)調和總體安排,簡單理解為成立會議組委會,對會議進行全面管理、監(jiān)督和跟蹤。

會前材料的準備、設計、印刷和組裝。會前資料可以是會議組織者的介紹或會議日志,使來賓系統(tǒng)可以通過多種渠道了解會議和組織者的信息。

會議邀請。對于貴賓,必須用紙質邀請函來表示組委會對貴賓的尊重和誠意。其他參會嘉賓可通過電子邀請函進行邀請。一是便于登記統(tǒng)計,二是有利于二次溝通共享,為會議前期的宣傳造勢,擴大會議本身的影響力。

找一家可靠的會議服務公司進行合作,負責會議的定位、策劃、落地和營銷,大大減輕組委會的工作量,實現(xiàn)專業(yè)組織做專業(yè)的事情,確保會議***落地。

確定演講人、演講主題和演講風格。組委會要及時協(xié)調前期工作,完善演講稿,做到演講內(nèi)容翔實、語體有趣、不冷場。

根據(jù)主辦方的預算控制,VIP客人可以接機,其他人員可以根據(jù)請柬導航自行前往酒店,或者,如果預算足夠,統(tǒng)一接機。

酒店入住和客房分配。為了避免大家的選擇,可以通過在線技術實現(xiàn)電子報表和房間分配系統(tǒng)。對于特殊VIP,可提前實現(xiàn)客房分配制度。

活動現(xiàn)場布置的核心是場地要簡潔大氣。當然,如果預算足夠,就要大膽,有較好的經(jīng)驗效果;要有三點計劃,七點落實,落實要注重細節(jié)。而且,每個環(huán)節(jié)都要有計劃,特別是舞臺區(qū)。照明、音響、LED顯示屏均為電子設備,與電源密切相關,必須做好突發(fā)停電、撞車等應急預案。

會議期間要做好會議接待工作,如會場指導、午餐晚餐安排、旅游學習安排等。我們應該在每一個環(huán)節(jié)上都盡量小心,不要給客人一種孤獨感,這樣才能保證會議的滿足感和價值感,活動結束后,大部分組委會將***宣傳報道。活動結束后也要給客人提供一種關懷,同時也容***現(xiàn)活動中的一些不足,從而引導下次會議更加。

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活動策劃攻略
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