在活動實行方便有許多的活動細節需要落地，比如邀請函、嘉賓邀請、禮儀接待服務等多方面的細節，以下簡單介紹下關于邀請嘉賓及拜會的含義及相關細節。

　　(會展服務人員的溝通策劃)

　　(一)拜會

　　拜會是一種“走出去”的公關方式，主要形式是展覽企業方面的高級管理人員上門拜訪參展企業的有關人士。拜會是一種禮節，表示對被拜會人的尊重，同時也是公關工做,其目的是為了獲得被拜會人的收持。

　　拜會人可以是高級別的人士，比如展覽企業方面的高級官員拜會主要參展企業相關人上。級別高的拜會多出于宣傳和鞏固關系的考慮，感化是建立更進一步的聯系,并通過被拜會人間接地擴大展覽會和展覽構造的影響。

　　級別高的拜會要早安排,用書信、傳實等方式約會確定,用電話再次確認。如果拜會級別高,具體安排人還需要事先為拜會人提供有關被拜會人的基本情況，以便拜會人有所預備，使會談氣氛融洽一些,內容更有針對性。拜會時可攜帶一此材料和禮品。拜會人在拜會后的適當時間可以致函被拜會人表示感謝，告之相應的展出效果，并表示愿意長時間保持彼此的合做關系。

　　(二) 邀請貴賓

　　邀請貴賓工做是一種“請進來”的公關方式，主要是邀請相當級別的人七參觀展覺。貴賓參觀展覽的主要感化是提高展覽著名度，擴大展影響，以吸引參展企業的注重和參加興趣。但是那項工做的目的要通過新聞宣傳方能實現，因此要與新聞工做緊密結合。

　　貴賓可以是展覽會所在地的當局高官、工商界名流，不論是哪方面的貴賓，也可以是參展企業方面的相應人士。從那方面看，貴賓為主要人物，都有宣傳效應。

　　如要邀請貴賓，安排工做要盡早做。其中的關鍵人物是貴賓的秘書或助理，應向他們充分說明展覽的意義，使他們為此早做安排。另外，與展出地相關的部門也要協調好有關工做，包括機場接送、參觀、接待會、宴請、拜會等。

　　貴賓參觀應當認實預備,時間、地點、接待人、材料、禮品等都要安排安當。貴賓到達之前，預備迎接。參觀展覽時，展覽會方面主要人物要一路陪同參觀。預備要充分,要有詳有略地介紹展覽情況，并預備回答問題。但是一般的經驗是越高級別的貴賓“金口”越不開。因此，參觀以后，可以安排一個小型接待會。安排要正規,習慣上，貴賓要做簡短發言，發言須提及展覽單位。