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廣告人時間總不夠?分享一個高效的生活管理法 - 成都

時間:2020-01-04

作者:Lachel,來源:L先生說
原標題:2019年,我的極簡高效生活管理法

一、工作

許多朋友可能會覺得:我手里有那么多事情、項目要做,一定非常忙吧?日程表排得密不透風那種?

其實不是的。

我奉行一個原則,叫做「彈性原則」。什么意思呢?一件事情到了手上,我第一時間一定會去思考:

  • 這件事情不做會有什么影響?能不能不做?

  • 這件事情最晚什么時候需要完成?

  • 我能否把它移交給別人?能否簡化掉任何部分?

  • 我需要做到什么程度為止?60分、80分,還是100分?


在這種情況下,我會先對手上所有的事情做一個整體的檢視,再挑出那些不得不做的,給它們安排一個大致的時間范圍。

這就是我之前提到過的「全景思維」:一定不要著眼于每一件任務,而是不斷地把視角在「整體」和「局部」之間來回轉移,先對自己的一整周、一整天做一個大致規劃,做到心里有數,再集中精力,去處理那些「不得不做」的事。

因此,我這兩年進一步簡化了自己的工作管理清單,現在只留下這么三個:

  • 本周安排:所有需要在這周內完成的事情

  • 持續跟進:沒有時間限制,但需要時不時去跟進的事情

  • 安排規劃:除此之外的其他事情


簡而言之,流程是:

1、當拿到一個新任務時,我會先用上面的「彈性原則」問一下,如果能不做,直接丟掉。

2、如果必須得做,我會去思考:它最晚的截止時間是多少?如果是本周,則留出一定的提前量(避免自己陷入「帕金森效應」),再把它排進「本周安排」,寫上具體的日子。

在丟進「本周安排」時,也有幾個 Tips:

(1)我會首先給自己每天預留大約4-5小時的時間。然后,預估這項任務所需要的時間,再看周一是否已經排滿。如果滿了,就看周二;如果也滿了,就看周三……以此類推。

(2)如果這項任務會「鎖住一段時間」(比如周六下午需要開一場會議),我會標上具體的時間段,告訴自己:這段時間已經被鎖住了,記得從每天的「預留時間」里扣除掉。

(3)如果這項工作沒有明確的截止時間,我就丟進「本周安排」,但不加日期。這樣當按日期排序時,它就會出現在「無日期」里,再見縫插針去做。


3、如果這個任務是一個長期的、跟進性質的事項(比如跟進外包出稿),那么就丟進「持續跟進」。

4、如果都不是,則扔進「安排規劃」里面。

5、然后,每周日,我會對所有「本周安排」里面的事情做一個總體回顧,再打開「安排規劃」,按照前面的流程,把所有有待完成的事項,繼續分門別類丟進這三個清單里面。

這樣的好處在于:一方面,你可以保持自己的任務清單非常清爽,能夠高效聚焦到「所有必須做的事情」上;另一方面,當你切換到「全景模式」時,你又能對大局有一個清晰的縱覽,對自己的時間分配心里有數。

可能有些朋友會記得我在《高效管理時間的秘訣,就在于這三個清單》中提到的「AFD 管理法」。這個方法被棄用了嗎?當然不是。我會用另一個維度 —— 標簽,來作區分。

簡而言之,所有的任務默認都是「Action」(行動)。而如果它屬于「Focused」(思考)或「Dessert」(恢復精力),就給它打上一個 F 或 D 的標簽。這樣,需要時,點擊標簽,就一覽無余了。

另一方面,標簽的另一個妙用,是用來作「情境篩選」

比如我經常出門,那就會設一個標簽,叫做「在外」。平時需要出外做的事情,通通打上這么一個標簽。等我下次外出時,忙完手頭的事情,就會打開這個標簽,看一下,有什么事情可以順手解決掉。

再比如,我平時會收藏一些有趣有用的學習材料、文獻,但我不會把它們丟在收藏夾里,而是在任務清單建一個標簽,叫做「學習」。這樣,當我騰出整段時間時,打開這個標簽,就能看到所有「待學習」的資料。

再比如,我經常去成都出差,那我甚至會新建一個標簽,叫做「成都」。把所有想去的店、想逛的地方、想體驗的東西,全部打上標簽。這樣,就非常方便我按圖索驥。

簡而言之:我會用兩個維度對自己的任務進行拆分和安排。一個是清單,它是一個固定的分解,用來安排和規劃日程;另一個是標簽,它可以靈活按照自己的實際情況去設計,涵蓋所有可能涉及的情境,方便你第一時間做出篩選。


二、信息

在各位讀者向我咨詢的問題里,最常見的問題之一,就是:L先生,你究竟是怎么做自己的知識管理的?

其實說來慚愧,我不怎么做知識管理 —— 因為我所奉行的原則,是「流」的原則:

一切知識必須能夠流動起來,用起來,它才會產生價值。否則,就只會成為「死物」而已。

想一想,你有多少文章、鏈接、信息,堆積在倉庫里,從來不曾用過?

所以,我現在用的筆記結構,是我從「流」的特性出發,結合知識體系構建的原理,重新優化的「INK-P」筆記法。

具體而言,它分為 4 個筆記本:

Inbox(待處理):所有一切接收到的信息,全部放在這里,再定期慢慢分發。

Note(備查):從 Inbox 得來的知識點,當我把它補充完善之后,就把它做成一張知識卡片,存入 Note 里面。

Knowledge(主題):對應著我在《如何自學一個領域?這里有一份全指南》中講的「主題」。簡單來說,它包含兩種:

一是我對一個小的主題的積累和闡述 —— 比如「行為遺傳學」和「為什么人會越來越狹隘」。但凡產生新的想法、獲得新的認知,我就把它們放進去,補全這個主題;

二是一些長期有效、需要時刻更新的東西。比如推薦給大家的書單,我常看的信息渠道(后面也會總結出來分享給大家),關注的全球大事件,等等。


最后,這些信息的歸宿,都會去到 Project(項目) 里面。一旦我覺得對一個主題的理解足夠完整了,得出了一些結論,我就把它移動到 P 里面,要么作為文章輸出出來,要么,作為一個方法論或方案,在實踐中試行,并把反饋、心得和注意點更新到這頁筆記里面。

另外還有一個筆記本,「歸檔」,下面會提。

這里著重提一下 Inbox。

它同樣有兩個作用。一方面,它作為一個收集箱而存在:我所有第一時間產生的想法、獲得的知識,包括靈感、備忘錄、讀書筆記,都會先丟到 Inbox 里面,等待分發。

另一方面,它又可以作為一個工作桌:放在 Inbox 里面的東西,就是我還沒有「完全處理妥」的信息。我只要打開 Inbox,就可以知道,我還有哪些信息需要處理,需要把它們用起來,或者內化。

舉個例子:我做智識營的時候,當我產生任何靈感時,我就會在 Inbox 里新建一頁筆記,把靈感寫上去,然后打個標簽「智識營」。

直到我將其中某幾頁筆記整合起來,完成一篇延伸閱讀,或者成為某一課的某個知識點,我再把新的這個產出,放到 P 里面,留著更新和備用;把這些原材料直接刪掉,或者從 I 里面放到「歸檔」筆記本里。

這就是一個完整的「流」:

1、所有的信息統一收集到 I 里面,并時刻提醒我,我還有多少信息「待處理」;

2、經過主題閱讀補充完善的信息,做成一張知識卡片,放進 N 里面,備查;

3、把若干張知識卡片整合起來的結果,或者需要時刻更新的內容,放到 K 里面;

4、最后,這些成果若是能夠實踐、輸出、應用,再轉移到 P 里面,成為一個「項目」。


更進一步,信息處理和任務清單,其實是必須要結合起來的。

比如:放進 P 里面的項目,我會把它進行拆解,分拆成可以行動的步驟,再寫進任務清單的「本周安排」里面。

舉個例子:我剛接觸到一款不錯的軟件,那么可能會在 P 里面新建一頁筆記,標題為「XX軟件使用體驗」。然后在前文的任務清單里寫上「試用XX軟件」和「記錄試用體驗」。

等我試用完成,我再把體驗和感受,更新到筆記本的「XX軟件使用體驗」里面。

這樣,就完成了一個流動的「流」,一個完整的閉環。

另外,我做任何筆記時,如果有一些行動的想法(比如查詢某個術語),我會標上「td」(表示 todo)。這樣,當我每天整理、檢閱時,搜一下「td」,就能找到所有需要采取的行動,再分門別類寫入任務清單里。


三、項目

這里的「項目」跟信息里面的 P 有什么區別呢?為什么要單獨拎出來呢?

你可以理解為:信息里面的 P,是小項目 —— 比如一篇文章的構思,一個軟件的試用……而這樣的「項目」,是大項目。它一般長達幾個月,有非常繁瑣的信息和任務,需要不斷去干預和跟進。

那么,我會在 P 里面,新建一頁筆記,叫做「項目總控」,把所有這樣的項目通過筆記內鏈放進去,作為一個總的索引。

然后,對每一個具體的大項目,我會再分別做一頁筆記,把它分成三部分:

  • 跟進:需要我主動去做的事情。

  • 記錄:每次有大的動作、或是取得了階段性成果,就把它的概況記下來。

  • 備忘:跟項目相關的信息,方便及時查閱。


還是拿智識營為例。在我的「智識營2.0」項目筆記里面,「跟進」,可能就包含諸如:還有哪幾課的內容有待梳理;要加入哪些知識點;要出哪些資源分享和延伸閱讀……;「記錄」,可能就包含:幾月幾日完成某一課的錄制,哪些地方可能是重難點,等等。「備忘」,可能就包含比較重要的鏈接,比如大本營地址,課件下載地址,總索引地址,等等。這樣,這個項目進展到哪里,還有哪些要做的事情,就一目了然了。

下一步,就是把「項目」跟「工作」掛鉤起來。

這里,項目筆記里面的「跟進」,是我用來整理思路的地方。每次需要推進項目時,我就把腦子里的想法列出來,縱覽一遍。確實需要做的,寫入「任務清單」里面;其他存在的問題、障礙、可能性,留在「跟進」里面,等待我進一步去加工和處理。

同樣,在任務清單里,做完了一件事情,我會在每天結束前,對自己每天做一個回顧,再把重要的信息寫進「記錄」里面。

當一個項目徹底完成了,它里面的「跟進」和「記錄」,就會成為我復盤的絕佳工具,可以為我提供當時的經驗、思考和心路歷程;它的「備忘」,也很方便我進行鉤沉,找出之前用過的信息。

這時,我會給它的標題標上「已完成」,放進歸檔里面,或者留在 P 里面,以備不時之需。


四、生活

以上幾點,就是我生活里較為主要的部分。接下來聊聊一些輕松的。

1、日記

我會在每天晚上大約9-10點,對自己的一整天做一個回顧,記錄今天做的事情、學到的東西、留下的想法 —— 其實瞥一眼任務清單、項目筆記和 Inbox 就行了,很輕松。

這些日記放在哪兒呢?同樣,我會在筆記軟件新建一個筆記本,叫「日記」,再按照月份新建筆記:如「2019.11」「2019.12」「2020.01」……

這里要給大家推薦的一個小習慣,是:我會在每一頁日記的最上方,留出一片空白,用來寫「每周精華」。

什么意思呢?當我結束這一天的學習和工作,我會把那些最重要的收獲和成長,寫在這個「每周精華」里面。直到完成一個月的日記,湊齊了4份「每周精華」,再在上面寫一個「每月精華」。里面留下的,就是這個月最精辟的總結和思考。

這樣,當我打開「2019.11」這一頁時,我先看到的是最上面的「每月精華」,再往下,是4個「每周精華」,接著往下,才是每一天的具體記述。

這可以非常有效地幫助你,對自己的生活進行總結、提煉和思考,更具體地看到自己每一天的成長。


2、財務

我自己試用過很多記賬法,但全部以失敗告終 —— 原因很簡單:我實在受不了這樣的生活:每一筆收入和支出都要巨細靡遺地寫下來,如果發現賬不平,就要去檢索自己的賬單,看漏了哪一筆……

對于我這樣的懶人來說,這實在太麻煩了。

所以,我現在的記賬思路,是這樣的:采用「預算編制法」。每年給自己編制一個預算,然后每周、每月統計一下支出,大概看一下有沒有超預算,就可以了。

這種思維,就叫做「黑箱思維」:我們把具體的出賬入賬看作一個黑箱,那么,只需要抓住起點(預算)和終點(總支出),就可以了。

具體怎么操作呢?

首先,一切支出都可以劃分為「固定支出」和「可變支出」。前者諸如房貸,車貸,孩子教育費用,長輩補貼家用……這些支出每年基本是穩定的,不會有太大變化。

而「可變支出」呢,其實也可以分為兩部分:正常值,以及異常值。

什么意思呢?其實,每個人的生活軌跡,大致都是趨于穩定的:每個月的吃穿用度,大抵會在一個平均值附近波動。所以我們主要跟蹤的,就是那些超出了「日常生活」的「大額支出」。

比如:朋友結婚的紅包,家里添置的電器,旅游費用,諸如此類。

所以,我的建議是:直接建立一張 Excel,分成三部分:

  • 固定支出:每年所有的固定支出,直接算出一個總值。

  • 大額支出:給自己設定一個閾值(比如500、1000),當每次產生超閾值的支出時,就記下來。

  • 預算及日常支出。詳見下文。


第三點非常簡單。把所有可變支出綁定同一張銀行卡,或者同一個賬號。這樣,每個月做總結時,只需要看一下當月的「期初余額」+「轉入總額」,減去「期末余額」,再減去「大額支出」,就能看到自己這個月的「正常值」是多少。

用這套方法,你就可以擺脫繁瑣、無謂的記賬操作,任何時候審閱預算和實際消費,都能一目了然。


3、物品

每個人的家里肯定都有一堆物品。可能是你趁打折時淘來的囤貨,也可能是你旅行時收集的紀念品……它們或許有用,或許無用,但總是免不了要面臨一個問題:

家里的收納空間越來越滿,各種物品日益劇增;但需要用到某件東西的時候,卻老是找不到。

所以,我會建議你用一個「四象限整理法」,來處理家里的物品。

簡而言之,可以每個季度對所有物品做一次大整理,然后按照這個策略去歸類、行動:

再配上收納箱、收納盒,貼上標簽,就能做到井井有條了。

最后,附上一個簡單的流程梳理:


一切策略都要保持一個平衡:足夠輕巧,可以無需耗費腦力去踐行;同時又足夠完備,能夠對生活起到規范作用。

另外,也要切記一句話:

一切方法,最終一定要以「適合自己」為導向。

一定不是人去適應方法,而是方法去適應人。


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作者:Lachel。認知思維專家,多個跨界品牌創立者。
作者公眾號: L先生說(ID:lxianshengmiao)

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